Alex und Carina erklären PI Planning

In unserer Rubrik “Blick durchs Schlüsselloch” haben wir uns mit Carina und Alexandra ausgetauscht, die gerade in der vergangenen Woche ein PI Planning begleitet haben, an dem mehrere hundert Personen teilgenommen haben.

Liebe Alexandra, liebe Carina ihr hattet jetzt gerade ein sogenanntes PI Planning? Was verbirgt sich genau dahinter?

Das PI Planning ist eines der zentralen Events des Scaled Agile Frameworks (SAFe®), nach dem unser Kunde die Zusammenarbeit seiner agilen Teams organisiert. PI steht hierbei für Program Increment und betitelt eine Zeitspanne, in der der sogenannte Agile Release Train (ART) bestehend aus allen Teams, die gemeinsam an der Entstehung eines Produktes arbeiten, Software entwickelt. Im PI Planning geht es, wie der Name schon verrät, darum, das nächste PI auszuplanen.

Im Fall unseres Kunden also die nächsten zwölf Wochen der Softwareentwicklung zu planen. Hierfür trifft sich der gesamte ART für ein zwei- bis dreitägiges Event vor Ort, in dem zunächst die Vision für das kommende PI vorgestellt wird und anschließend die einzelnen Teams ihre sechs zwei-wöchigen Sprints mit den Features beplanen, die im Vorhinein für dieses PI priorisiert und vorbereitet worden sind.

Was ist der Mehrwert von so einem PI Planning?

Ein Mehrwert liegt definitiv darin, dass alle Teams, die an ein und demselben Produkt arbeiten, physisch zusammenkommen und sich austauschen. Dies fördert zum einen die Freisetzung von Synergieeffekten und zum anderen die Abstimmung der Planungen der einzelnen Teams aufeinander. Team A muss z.B. etwas fertig stellen, bevor Team B mit seinem Teil der Entwicklung beginnen kann.

Das PI Planning dient somit also nicht nur der parallelen Ausplanung der Sprints der einzelnen Teams, sondern auch dem Aufdecken von Abhängigkeiten untereinander und somit der Orchestrierung der Teams, damit einem reibungslosen Ablauf des PIs nichts im Wege steht.

Ein weiterer Mehrwert sind die PI Objectives. Diese sind klar definierte Ziele für das kommende PI, die jedes Team im Laufe des PI Plannings für sich definiert und die den Stakeholdern eine Auskunft darüber geben, was sie im anstehenden PI erwarten können. Die PI Objectives sind also ein sehr greifbarer und messbarer Outcome des PI Plannings.

Ein letzter Punkt, den wir hervorheben möchten, sind die Risiken, die am Ende eines PI Plannings von jedem Team identifiziert und adressiert werden. Dies gibt dem ART die Möglichkeit frühzeitig auf mögliche Beeinträchtigungen reagieren und ggfs. nochmal Dinge umplanen zu können, falls Risiken unausweichlich erscheinen.

Kommen wir zu Eurer Rolle in dem PI Planning. Was genau ist Eure Aufgabe?

Wir unterstützen bei unserem Kunden den sogenannten Release Train Engineer (RTE), der als der Lokführer des Agile Release Trains verstanden werden kann. Eine seiner zentralen Aufgaben ist die Planung, Durchführung und Nachbereitung des PI Planning Events. Er ist sowohl für organisatorische Dinge wie die Bereitstellung der Räumlichkeiten oder die Einladung aller relevanten Stakeholder verantwortlich als auch dafür, alle notwendigen Prozesse vor, während und nach dem PI Planning zu enablen.

Er leitet in seiner moderierenden Rolle durch das PI Planning Event und ist die erste Anlaufstelle für Fragen und Probleme, die auftauchen. Dabei hilft er die richtigen Ansprechpartner zu finden und die richtigen Verbindungen herzustellen. Er ist also eine Kombination aus Vermittler, Kollaborationscoach und Guide für die anwesenden Stakeholder.

Wir unterstützen den RTE unseres Kunden in all seinen Aufgaben. Sei es selbst für jegliche Fragen offen zu stehen und Hilfestellung bei der Problemlösung zu leisten, Teile der PI Planning Organisation zu übernehmen, durch das Event zu moderieren oder einfach dafür zu sorgen, dass alle Routinen und Prozesse reibungslos ablaufen.

Im Vorhinein kümmern wir uns außerdem um Vorbereitungen für das PI Planning wie die Pflege des Feature-Backlogs, die Zusammenfassung der wichtigsten Neuerungen für das kommende PI oder die Auswertung von Metriken aus dem letzten PI, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu garantieren. Am Ende des PI Plannings übernehmen wir für unseren Kunden dann die Dokumentation aller Outcomes, was natürlich auch die Überführung in die entsprechenden bei unserem Kunden eingesetzten digitalen Tools, wie Jira und Confluence, umfasst.

Was würdet ihr in einem Satz Personen raten, die sich auf den Weg der Agilität begeben möchten?

Agilität ist ein Mindset, das die Menschen, ihre Kollaboration zum Erreichen eines gemeinsamen gesetzten Zieles und das schnelle Reagieren auf Veränderungen in den Mittelpunkt stellt. Wenn man dies verinnerlicht, dabei selbstverantwortlich denkt und handelt, völlige Transparenz an den Tag legt und dabei immer wieder Rückschau hält und aus der Vergangenheit lernt, hat man unserer Meinung nach einen großen Schritt in Richtung Agilität gemeistert.