Rollout Management – Der Weg zur neuen Software

Rollout Management und seine Aufgaben – eine Definition

Home-Office, mobiler Zugriff auf Unternehmenssysteme: Immer mehr Organisationen machen sich Gedanken, welche Lösung für sie am besten ist, um in Zeiten der Digitalisierung standhalten zu können. Von kleinen Unternehmen bis hin zu Großkonzernen – ob in der Wirtschaft oder der öffentlichen Verwaltung – alle haben das Ziel Prozesse zu digitalisieren, neue Arbeitsweisen, Methoden, Tools oder IT-Systeme einzuführen.

Aber wie soll der Rollout stattfinden? Ist ein Big Bang oder doch der iterative Ansatz sinnvoll? Der Rollout von neuen Methoden, Tools oder IT-Systemen ist ein hochkomplexes Vorhaben – vor allem dann, wenn der Rollout Standortübergreifend stattfinden soll. Hierbei spielen das Projektmanagement als auch das Change-Management eine besondere Rolle im Rollout Management.

Mein Name ist David Ockert, zuständig für Rollout und Change Management. In diesem Beitrag möchte ich im Wesentlichen über die grundlegenden Aspekte eines Software Rollout Managements berichten. Im nächsten Blogpost gehe ich näher auf das Thema Change-Management und insbesondere auf das Akzeptanzmanagement ein.

Was bedeutet „Rollout“ eigentlich genau?

Anfangs wurde der Begriff „Rollout“ überwiegend in Verbindung mit der Einrichtung neuer Soft- bzw. Hardware verwendet. Im Business-Kontext wird die Bezeichnung auch für die Einführung eines Prozesses, eines Produkts, einer Methode oder eines Tools usw. genutzt. Im Rahmen eines Rollouts kommen neben den genannten Punkten auch kulturelle Veränderungen in einem Unternehmen zur Anwendung.

Rolloutprojekte der IT sind äußerst umfangreich und sollten nicht unterschätzt werden. Durch die strikten Zeit- und Budgetvorgaben, der hohen Anzahl an Stakeholdern (z.B. Nutzer), Verteilung auf unterschiedliche Standorte und hohen Qualitätsanforderungen ist ein Rollout von IT-Projekten äußerst komplex. Der Rollout soll dann bei möglichst geringem Impact auf das Tagesgeschäft, mit wenig Rüst- und  Ausfallzeiten geschehen. Darüber hinaus kommen neben den technischen und unternehmerischen Herausforderungen auch noch die sozialen Beziehungen und psychologischen Bedürfnisse in den einzelnen Projektphasen der Anwender:innen hinzu.

Was im Rollout Management beachtet werden sollte, möchte ich in komprimierter Form darstellen.

Wohin soll es gehen?

Es ist entschieden. Eine neue Software muss her. Der Projektauftrag steht, aus dem sich Zeit, Budget- und Qualitätsziele für die Durchführung des Projektes ableiten lassen. Es gilt die Anzahl der User zu kennen und den Scope im Zusammenspiel mit Zeit, Budget und Qualitätsparametern des Projekts zu definieren.

Nun geht es darum, die Nutzerwünsche zu erfassen und die Mitarbeitenden einzubinden. Welche Anforderungen gibt es? Viele Software-Projekte scheitern aufgrund der Ziele und Anforderungen. Bedürfnisse und Forderungen einzelner User unterscheiden sich mitunter stark. Daher ist es ratsam, sich über diese verschiedenen Perspektiven frühzeitig zu informieren, um Konsequenzen für die Planung zu ziehen. Folgende Aspekte sollten daher erarbeitet werden:

• Betroffene Geschäftsabläufe und Prozesse erfassen
• Funktionale und technische Anforderungen an die Software beschreiben

Wichtig ist, dass die Anforderungen detailliert beschrieben werden. Grob formulierte Anforderungen führen im Nachgang zu einem Mehraufwand. Ideale Methoden für die Priorisierung von Anforderungen sind beispielsweise User-Stories oder die MoSCoW Methode (Must have; Should have, Could have, Won´t have).

Die Make or buy Entscheidung ist gefallen

Die Marktrecherche wurde durchgeführt, Long Lists und Shorts Lists wurden erstellt. Hierbei ist es essenziell die Beschäftigten bereits mit einzubeziehen. Nun muss die Strategie der Einführung bestimmt werden. Bei der Einführung von Software unterscheidet man zwischen zwei Möglichkeiten. Dem sogenannten „Big Bang“ und der iterativen Einführung. Soll die Software an einem einzigen Wochenende für alle User eingeführt werden, spricht man von einem „Big Bang“. Diese Form der Einführung ist besonders dann geeignet, wenn die Software keine Schulungen erfordert. Sollten die User doch geschult werden, sollte sichergestellt sein, dass zum Stichtag so viele Nutzer wie möglich mit der Software vertraut sind.

Findet der GoLive der Anwendung zum Beispiel pro Anwendergruppe oder auch pro Business Unit statt, sprechen wir von einer iterativen Einführung. Diese Art der Einführung beinhaltet wesentlich mehr Planung, denn die alte und neue Anwendung laufen gegebenenfalls parallel. Dafür ist eine iterative Einführung weniger riskant, da die User noch auf das alte System zugreifen können.

Einführung der Software

Jetzt beginnt die eigentliche Software Einführung. Dabei gibt es einiges zu beachten. Zum Beispiel die Aufgabe, eine möglichst gut gefüllte, vorbereitete Datenbasis von Release zu Release zu erarbeiten. Dies ist wichtig, da Mitarbeiter:innen einen leichteren Zugang beim Erlernen des Systems bekommen und sich somit voll und ganz auf die Funktionen konzentrieren können. Ansonsten kann es vorkommen, dass eine Reaktanz statt einer Akzeptanz entsteht und sehr schnell Workarounds gefunden und die Excel-Tabellen reaktiviert werden.

Darüber hinaus spielen beim Rollout Management Punkte wie die Bereitstellung, Integration oder Installation der Software eine große Rolle. Denn bevor die Software installiert wird, sollte man sich Gedanken über die Migration der Altdaten machen. Des Weiteren sollte das Anwender- und Rollenkonzept durchdacht werden. Welche Rolle bekommt welche Rechte und Funktionen in einer Software.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Planen und Durchführen von Schulungen. Das beste System bringt dem Unternehmen keinen Mehrwert, wenn die Belegschaft nicht damit umgehen kann. Ein umfangreiches Schulungskonzept ist daher unerlässlich. Auch nach dem GoLive sollten Trainingsunterlagen zur Verfügung gestellt werden.

Nachdem der Smoke-Test erfolgreich bestanden wurde und das System nun endlich Live gegangen ist muss die Datenqualität, die Performance usw. überwacht werden. Im Idealfall sollten Patches schon eingeplant sein damit schnell auf Fehler reagiert werden kann. Zu guter Letzt sollte daran gedacht werden einen Support aufzubauen, der idealerweise drei verschiedene Support-Level abdeckt.

Was passiert nach der Einführung? Mit der Zeit werden sich während der Nutzung neue Anforderungen ergeben, welche in die neue Software implementiert werden müssen. Daher ist es wichtig einen Prozess zu implementieren, um Optimierungsvorschläge zu sammeln, diese zu bewerten und auch umsetzen zu lassen. Eine von vielen guten Beispielen wäre die Visioning Methode.

Neue Prozesse

Die neuen Prozesse mit der neu eingeführten Software müssen auch gelebt werden. Arbeiten die Mitarbeiter:innen nun wie gehabt, dann ist dies ein Zeichen dafür, dass wenig Akzeptanz vorhanden ist. Der Projekterfolg hängt davon ab, ob alle Beteiligten frühzeitig und konsequent einbezogen werden. Eine umfassende Kommunikation liefert nicht nur die relevanten Informationen, sondern fördert auch die Transparenz des Vorhabens und stärkt den Teamgeist.

Keyuser können als Multiplikatoren agieren und Kommunikationsformen wie Workshops, Newsletter, Social Intranet, etc. nutzen. In einem nächsten Blogeintrag möchte ich daher auch über die wesentlichen Punkte des Akzeptanzmanagements sprechen.

Abschließend fasse ich noch einmal zusammen, warum Rolloutprojekte scheitern können:

• Dem Projekt fehlen die notwendigen Ressourcen, wie Budget, Zeit oder Personal
• Die Anforderungen sind nicht detailliert genug beschrieben
• Die zukünftigen User werden nicht von Anfang an in das Projekt einbezogen. Sei es fehlende Transparenz in der Kommunikation oder das konkrete Mitwirken im Projekt.
• Die Rollout- und Migrationsprozesse werden nicht hinreichend getestet und validiert.
• Mangelhafte Schulungen oder Einweisungen führen zu uneinheitlicher Nutzung der Software
• Projekt wird nicht durch die Führungsebene unterstützt.

Sie haben sich bereits für eine neue Software entschieden oder stehen noch vor der Entscheidung? Sie fragen sich wie ein Rollout in Ihrer Organisation durchgeführt werden kann oder wie die nächsten Schritte hin zu einer neuen Software und neuen Prozessen aussehen sollten? Greifen Sie auf unseren vollen Erfahrungsschatz im Rollout Management zurück, lernen Sie uns kennen. Lernen Sie mit definierten Werten und digitalen Strategien die richtigen Entscheidungen zu treffen – Gemeinsam mit uns. Denn wir sind „Empower People“!

Autor: David Ockert