Strategieplanung per Videokonferenz

Liebe GPI Blogleserinnen, liebe GPI Blogleser,

die ursprüngliche Idee war eine zweitägige GPI Strategie-Klausurtagung, fernab vom operativen Alltag und samt Übernachtung, damit wir auch wirklich „weg“ sind!

Die Realität ist die Corona Krise und eine virtuelle Klausurtagung – nicht fernab vom operativen Alltag, sondern mittendrin.

Die Klausurtagung abzusagen war keine Option, gerade in einer Ausnahmesituation ist die zielgerichtete Steuerung eines Unternehmens umso wichtiger. Somit ergab sich vor dem Start folgendes Bild:

  • 6 Teilnehmer
  • 6 Partner, von denen 5 derzeit auch aus dem Home Office herausarbeiten
  • 4 Kinder, die derzeit ebenfalls zu Hause sind

Durchaus erschwerte Bedingungen, um eine erfolgreiche Klausurtagung zu gestalten oder was meint ihr? Aber wie sagt man so schön: wo ein Wille ist, ist auch ein Weg.

Im Folgenden haben wir Euch aufgelistet, was uns bei der Durchführung der virtuellen Klausurtagung geholfen hat:

  • Streckung der Agenda und somit Platz für Pausen, für Telefonkonferenzen oder E-Mail Check. Gerade jetzt in der Ausnahmesituation ist es für uns nicht möglich, uns 2 Tage komplett rauszuziehen. Um aber dennoch konzentriert arbeiten zu können, waren die fest integrierten Pausen sehr wertvoll!
  • Nutzung eines guten Tools mit hoher Videoqualität, einfachem Desktop Sharing und einem Chat System
  • Geduldiger Umgang mit einer „hakeligen“ Internetverbindung und gerne Ankündigung an die anderen Teilnehmer, wenn man Schwierigkeiten bei der Internetverbindung feststellt
  • Beginn und Ende des virtuellen Workshops analog zu einem Präsenzworkshop gestalten. Beispiel „Wie geht es Euch heute körperlich, emotional und intellektuell?“ oder „was habt ihr heute in Eurem Rucksack dabei?“
  • Nutzung des Chats für kurze Ergänzungen oder Informationen, die relevant sind aber nicht besprochen werden müssen
  • Klare Moderation pro Slot inklusive Dokumentation bestenfalls im gemeinsamen Kollaborationstool
  • „Hand heben“ wenn man was zu sagen hat, nicht einfach reinpreschen und unterbrechen
  • Nutzung von Daumen hoch / Daumen runter, wenn es um Entscheidungen geht
  • „Mute“ Taste, wenn man nichts zu sagen hat oder es kurz mal etwas zu laut im Hintergrund ist
  • Desktop Sharing, um gemeinsam an Themen zu arbeiten oder Informationen zu zeigen
  • Zusammen an Themen auch virtuell arbeiten; es gibt Zeichen-Tools, die dies entsprechend ermöglichen
  • Outlook und Handy aus! Während den Workshop-Slots absolute Konzentration (daher auch der Punkt mit der Agendastreckung)

 

Hier noch für euch die Kommentare der Teilnehmerrunde am Ende der Klausurtagung:

Debbie: „Timekeeping ist extrem wichtig“

Dimi: „Die erfolgreiche Grundlage ist, sich keine parallel Termine reinzulegen, sondern sich wirklich abzuschotten.“

Roberto: „Eine sehr gute Vorbereitung ist das A und O. Am besten direkt auf dem Desktop ein Ordner mit den notwendigen Unterlagen.“

Felix: „Diskussionen sind gut aber nur, wenn diese zum Ergebnis führen. Endlos Schleifen bringen nichts!“

Annelie: „Durchaus auch zu Hause die Kaffeepause samt Kuchen genießen!“

Sarah: „Mute Taste bewusst einsetzen und durchaus auch remote mal sich umsetzen oder hinstellen.“

 

Schreibt uns gerne eure Erfahrungen in Bezug auf virtuelle Workshops und remote Termine!

 

Wir sind gespannt, was eure Erfahrungen sind! Los geht’s in den Kommentaren

 

Liebe Grüße

GPI Digital People