Meriam arbeitet seit Juli 2019 als Programmmanagerin bei der GPI und führt dabei ein Team, das über drei Standorte (aktuell sogar aus zahlreichen Home-Offices) arbeitet. Im nachfolgenden Interview gibt sie Einblick in die Zusammenarbeit und Steuerung des Teams und gibt Tipps für Herausforderungen.
Liebe Meriam, was sind die Herausforderungen, die du als Führungskraft zu bewältigen hast und welche Anforderungen stellt die digitale Zusammenarbeit an deine Mitarbeiter?
Das erste Thema, das einem bei dezentralen Teams in den Sinn kommt, ist die erschwerte Kommunikation. Man kann nicht mal eben über den Flur zum Kollegen gehen und schnell etwas fragen. „Wie geht ihr damit um? Kannst du mir kurz sagen wie ihr …“
Ein Grund warum es überhaupt möglich ist heutzutage über größere Distanzen hinweg miteinander zu arbeiten, ist sind Software- und Online-Tools.
Der Arbeitgeber sollte entsprechende Kommunikationskanäle schaffen. So sollte zusätzlich zu den normalen Telefonen, u.a. auch Chats Tools, Project Management Software für mobiles Arbeiten verfügbar sein.
Alle diese Werkzeuge sind u.a. für die remote Arbeit geschaffen worden. Teammitglieder können damit in Realtime zusammenarbeiten, sich gegenseitig ihre Bildschirme zeigen, auf andere Rechner zugreifen und sich via Cam sehen.
Arbeits- und Kommunikation Tools zur Verfügung stellen
Wie schaffst ihr es dabei stets den passenden Kanal zu finden?
Wichtig ist dabei, die Richtlinien der Kommunikation zu definieren.
Jeder Kollege sollte mit sicherem Gespür wissen wann er welches Tool nutzen darf und sollte. Dazu gehört, dass man sich im Team darauf einigt, welche Kanäle wann wofür verwendet werden sollten.
Die Herausforderung: Menschen kommunizieren zu einem sehr hohen Maße non-verbal. Sich in die Augen schauen zu können wird für viele Leute als sehr wichtig empfunden. Daher schalten Sie in Videokonferenzen doch mal die Kamera an.
Keine Sorge: auch Teammitgliedern, die es bis dato nicht gewöhnt sind, die Kamera einzuschalten werden die Vorteile und auch den Spaß daran bald erkennen.
Und wie laufen die Meetings erfolgreich ab? Wie geht ihr hier vor?
Noch wichtiger als im analogen Leben, sind in der digitalen Zusammenarbeit die Meeting–Regeln. Wichtig sind klare Vorgaben:
- wann (täglich, wöchentlich, quartalsweise, jährlich)
- wo (per Skype, im Projektmanagement-Tool, per E-Mail, . . .)
- warum („einfach nur so“, um den Arbeitsstatus miteinander zu teile, ist es ein Kick-off Meeting, ein Personalgespräch oder doch um Anforderungen abzuklären).
Auch ist die Pflege der Kalender eine nicht zu vernachlässigende Sache: speziell bei kross-funktionalen Teams oder bei Teams in unterschiedlichen Zeitzonen, kann das Finden von gemeinsamen Terminen, um Meetings durchzuführen durchaus herausfordernd sein. Daher gilt die Devise „Immer schön den Kalender pflegen“.
Ebenso sollte Raum für den kleinen Plausch zwischendurch verfügbar sein. Das lockert den Alltag und schafft Vertrauen zwischen den Teammitgliedern. Beispielsweise wenn sich durch Chats Gemeinsamkeiten erkennen lassen.
Gemeinsam mit dem Team eine Meeting Kultur zu definieren schafft ein gemeinsames Verständnis uns eine gemeinsame Basis für die digitale Zusammenarbeit.
Können Videochats und Kommunikationskonventionen wirklich ein echtes Zusammentreffen vollständig ersetzen?
Um eine „Wir-sind-eine-Firma“ (vielleicht sogar „wir-sind-eine-Familie“) Kultur zu erschaffen und langfristig beizubehalten, sind entsprechende Maßnahmen nötig. Es kann sich zum Beispiel das ganze Team zumindest einmal im Jahr physisch an einem Standort treffen oder gemeinsam einen Ausflug unternehmen.
Ein Unternehmen das Remote-Teams hat, sollte in Reisen investieren. Auch wenn das Team sich nicht dauerhaft an einem Ort befinden kann, so sollte darauf geachtet werden, dass sich einzelne Kollegen gegenseitig besuchen können.
Wie kannst du als verantwortliche Führungskraft sicher sein, dass auch die notwendigen Ergebnisse erzielt werden?
Der Mitarbeiter muss dem Manager und den anderen Teammitgliedern vertrauen und umgekehrt. Nur so verfällt man nicht in Micro Management, sondern erzielt Resultate.
Kriterien einer „guten Performance“ müssen für alle klar definiert sein und Resultate gut messbar sein.
Gegenseitiges Vertrauen aufbauen durch Selbstständigkeit und Empathie
Eigeninitiative ist bei remote Teams gefragt. Da verschiedene Zeitzonen und unterschiedliche Arbeitsumfelder den Alltag und somit die Zusammenarbeit beeinflussen können.
Daher ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter selbst managen können und daran Spaß haben und erfolgreich sind.
Sie müssen schriftlich gut kommunizieren können, Nuancen mitteilen aber auch einfangen können. Dazu gehört, dass sich die Kollegen in Schriftform exakt und passend ausdrücken können und empathisch sind. Die Empathie ist vor allem auch als Führungskraft Voraussetzung um das Vertrauen im Team zu stärken.
