Liebe GPI Blogleserinnen, lieber GPI Blogleser,
in unserer Rubrik “Blick durchs Schlüsselloch” haben wir uns mit Lars Warnken unterhalten und zwar über das Thema Digitale Zusammenarbeit. Denn nach wie vor sind wir in dieser von der Pandemie geprägten Zeit oft im Home Office und daher häufig digital miteinander vernetzt. Daher waren wir schon nach einer Minute beim Thema: ein spannendes Gespräch rund um Effizienzsteigerung und Work-Life-Balance.
Hallo Lars, digitale Zusammenarbeit – was bedeutet das für dich?
Die Definition der digitalen Zusammenarbeit bedeutet für mich, dass Mitarbeitende in einem Unternehmen oder Mitarbeitende unterschiedlicher Unternehmen durch Nutzung digitaler Technologien unabhängig von ihrem Standort Informationen teilen und gemeinsam an Projekten arbeiten können.
Die digitale Zusammenarbeit unterscheidet sich grundlegend von der traditionellen Zusammenarbeit (alle Mitarbeitenden befinden sich an einem Standort) und kann eine größere Gruppe von Teilnehmern verbinden, die viel mehr erreichen kann, als einzelne Mitarbeitende oder lokale Teams.
Was macht die digitale Zusammenarbeit aus?
Die Zusammenarbeit hat, ebenso wie die Kommunikation, in den letzten Jahren meiner Meinung nach eine stetige Entwicklung erfahren. Wenn man in der Vergangenheit gemeinsam an etwas arbeiten wollte, musste man eine Gruppe von Menschen zusammenbringen. Brainstorming-Meetings fanden bislang in einem Besprechungsraum statt, wo Themen diskutiert wurden und Ideen am Flip-Chart oder Post-it Board notiert wurden.
Heutzutage befinden sich Mitarbeiter jedoch nicht immer im gleichen Gebäude oder zur gleichen Zeit auf der Arbeit wie ihre Kollegen, was sich auch gerade in Zeiten von Corona nochmals spürbar geändert hat, Stichwort ist hier das Home Office.
Bei der digitalen Zusammenarbeit können geeignete Tools und Software eingesetzt werden, um das reibungslose Arbeiten weiterhin zu ermöglichen.Beispielsweise Video-Telefonie und Instant-Messaging für die Echtzeit-Kommunikation in Konferenzen, Mind-Mapping-Tools für das Brainstorming, Filesharing für den Austausch bzw. das Teilen von Informationen oder virtuelle Workshops, zu denen sich die Teilnehmer anmelden, wie zum Beispiel unsere Digital Talks.
Diese „neue Norm“ bedeutet in Zukunft mehr Flexibilität im Arbeitsleben; eine Art „hybride“ Kultur, in der man ein paar Tage im Büro und ein paar Tage zu Hause arbeitet. Vor allem zu Beginn nach Lockerung der Corona- Einschränkungen , wenn es wahrscheinlich ist, dass nicht 100% des Teams gleichzeitig ins Büro zurückkehren werden, bedeutet dies, dass die Hälfte des Teams von zu Hause und die Hälfte im Büro arbeiten wird.
Ich denke, dass die digitale Zusammenarbeit gleichzeitig eine Lösung und eine Notwendigkeit für die sich im Wandel befindliche Arbeitswelt ist. Durch die Einführung flexibler Arbeitszeiten findet auch eine verbesserte Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben statt, was gleichzeitig einen Mehrwert für das Unternehmen durch zufriedenere Mitarbeitende bedeutet. Der Vorteil der digitalen Zusammenarbeit liegt hier ganz klar auf der Hand, sie bietet größere örtliche und zeitliche Unabhängigkeit.
Was sind aus Deiner Sicht die drei größten Erfolgsfaktoren für eine digitale Zusammenarbeit?
1. Der Mensch: die digitale Zusammenarbeit erfordert Fähigkeiten, die immer wichtiger werden: zum Beispiel unbedingte Kundenorientierung, Agilität, Reflexion, digitales Verständnis, Respekt. Ebenso ein entsprechendes Mindset, also die Offenheit und Neugierde für neue Technologien, als auch der Wille, den eigenen Standpunkt zu hinterfragen.
2. Die Technik und Tools: auf jeden Fall müssen Geräte wie Laptops und Mobiltelefone zur Verfügung stehen und individuell konfigurierbar sein.
Tools sollten einfach zu installieren sein und bei der Bedienbarkeit möglichst keine Fragen aufwerfen, intuitive Bedienung ist hier das Stichwort. Desweiteren sollten die genutzten Plattformen stabil laufen und natürlich Datensicherheit gewährleisten. Die Effizienz der Mitarbeiter kann dadurch gesteigert werden, gleichzeitig wird ein Mehrwert für Kunden geschaffen.
3. Die Prozesse: definierte Werte bei der digitalen Zusammenarbeit, also nicht nur auf einer Powerpoint-Folie, sondern als gelebte Strukturen bei allen Prozessen, bei denen Menschen und Technik aufeinander einwirken. Dies gilt für mehrere Abteilungen innerhalb einer Firma als auch firmenübergreifend.
Was reizt Dich persönlich an der digitalen Zusammenarbeit?
Die Effizienzsteigerung sowie die Schonung von Ressourcen: Man muss nicht mehr so häufig per Flugzeug, Auto oder Bahn reisen, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten, somit ergibt sich dadurch ebenfalls eine enorme Zeitersparnis.
Ebenfalls wird der Informationsaustausch gefördert, durch gemeinsame Projektbearbeitung in einem Tool oder einer Knowledge-Base-Plattform stehen mehr Informationen in kürzerer Zeit für mehr Menschen zur Verfügung.
Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ist dabei für mich ein positiver Begleitaspekt der digitalen Zusammenarbeit.
Lars, vielen Dank für das Interview!
