Wie greifen diese drei Welten ineinander?
In diesem Artikel nehmen wir Sie mit hinter die Kulissen und zeigen, wie bei der GPI Consulting GmbH drei starke Systeme zu einem leistungsfähigen Ganzen verschmelzen: das seit Jahren bei uns bewährte ERP-System Vertec, das flexible und funktionsreiche Automatisierungstool n8n und der Visualisierungs-Standard Microsoft Power BI.
Was früher mühsam zusammengetragen werden musste, fließt heute nahtlos:
Vertec liefert unsere Kennzahlen, n8n strukturiert, filtert und verdichtet sie automatisch und übergibt sie anschließend an Power BI, wo sie in aussagekräftigen Dashboards und klaren Visualisierungen zum Leben erweckt werden. So gelangen die relevanten Zahlen genau zu den Mitarbeitenden im Unternehmen, die täglich mit ihnen arbeiten und entscheiden.
Wie alles begann
Unsere Controllerin stellt wöchentliche und monatliche Kennzahlen für die Unternehmensführung bereit. Eine Aufgabe, die eine wiederkehrende Routine ist und nach Automatisierung schreit!
Als sie intern mitbekam, dass wir im Chapter Technologie an Automatisierungslösungen arbeiten, sah sie die Möglichkeit Routinearbeit abzugeben und gleichzeitig den Wunsch nach aussagekräftigen, modernen Grafiken erfüllt zu bekommen.
Sie fragte uns direkt: „Könnt ihr mir etwas Automatisiertes mit Zahlen und Grafiken“ bauen?“. Unsere Antwort: „JA!“
Damit begann unsere gemeinsame Reise in die Welt der automatisierten Zahlen, neuen Visualisierungen und spannenden Möglichkeiten. Ein Weg, der nicht nur Routineaufgaben im Finanzbereich abnimmt, sondern auch mehr Zeit für Analysen und Steuerung ermöglicht.
Warum genau diese Tools?
- Vertec hält als ERP System unsere KPIs (Zeitbuchungen, Projekte, Kunden, Umsätze, Kosten, Deckungsbeiträge) vor. Man kann diese Daten entweder exportieren, also dediziert und aktiv in einem Dateisystem speichern, oder über eine Schnittstelle von außen abfragen. Wir können beides und verwenden es – je nach Anforderung – wahlweise.
- n8n ist ein sehr intuitiv bedienbares Low-Code Automatisierungstool, das entweder kostenlos selbst gehostet oder in der Cloud von n8n bezogen werden kann. Weil eine Unmenge von vordefinierten „Nodes“ zur Verfügung steht, erlaubt es oft das einfache Zusammenklicken von Workflows, die auch gerne kompliziert werden können. Wem das nicht reicht oder wer mit den vordefinierten Nodes das nicht umsetzen kann, was benötigt wird, kann entweder mit „Code Nodes“ in JavaScript oder Python dann mit – oft wenigen – Codezeilen Fehlendes ergänzen. Oder man kann eigene Node-Typen erstellen und so auch Personen, die nicht coden, Lösungen bereitstellen. Dabei bekommt man die Möglichkeit, Interessierte an Dashboards und Grafiken per Email zu informieren, geschenkt.
Power BI kann aus verschiedensten Datenquellen Daten extrahieren, kombinieren und umformen. Sind die gewünschten Daten erst einmal zugreifbar, kann mit Power BI dann daraus Reports, Dashboards und eine Vielzahl verschiedener Grafiken sowohl schnell umgesetzt als auch auf Wunsch geändert werden. Zudem sind zeitgesteuert Aktualisierungen möglich. Eine Beschränkung der Sichtbarkeit der Daten ist auch möglich (Z.B. die Abteilungsleiterin sieht nur die Daten ihrer Abteilung)
Die Kombination dieser drei Tools eröffnet unglaubliche Möglichkeiten.
Was braucht es noch?
In erster Linie wird neben den zugrundeliegenden Daten auch die Möglichkeit gebraucht, die generierten Daten zu persistieren. Das kann entweder in einem Cloud-Dateisystem (MS SharePoint/OneDrive, NextCloud, …) sein oder auch jede Datenbank, die in der Cloud liegt. Um dies zu erreichen bietet n8n unterschiedliche Schnittstellen, die je nach Storage Provider bereits implementiert sind, oder eine REST API mit einem frei konfigurierbaren POST ansprechen.
Was sind die Vorteile?
Änderungen an Darstellungen sind schnell gemacht. Bei Bedarf können Daten aus weiteren, auch externen Systemen eingebunden werden.
Sonderwünsche sind erfüllbar:
- Die Daten sollen am zweiten Arbeitstag des Monats um 10:45 Uhr bereitstehen? n8n kann das!
- In einer Tabelle sollen bestimmte Spalten in den Ampelfarben formatiert sein? Power BI kann das!
- Die Geschäftsführung soll alles sehen? Power BI kann das!
- Daten aus einer externen Anwendung können nur per API abgerufen werden? n8n kann das!
- Der Power BI Bericht soll sich jeden Donnerstag vor 14 Uhr aktualisieren? Power BI kann das!
- Und sollten immer noch Wünsche offenbleiben, kann man sich einen Dienst im Internet suchen oder programmieren (lassen), der die Erfüllung der Wünsche möglich macht.
Geht das auch mit KI?
Nicht zu vernachlässigen sind auch die schier unbegrenzten Möglichkeiten beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz, die on top ergänzt werden kann – und zwar an genau den geeigneten Stellen, nicht nur pauschal. Egal, ob man wissen will, woher Abweichungen gegenüber der Ressourcenplanung im März kommen oder warum ausgerechnet im Mai die Krankheitsquote am höchsten war: Man kann die Daten in eine KI füttern, gerne auch Agenten bauen (lassen, z.B. von der GPI Consulting), die die Daten auswerten und das Controlling schnell und aussagekräftig bei Analysen und Empfehlungen unterstützen.
Fazit
Die Kombination aus Vertec, n8n und MS Power BI ist eine runde Sache, die in der Finanzwelt die Türen öffnet für Berichte und Grafiken aus dem weiten Feld Zahlen. Kostengünstig, flexibel und schnell!
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AutorIn
Peter Stömmer
Senior Berater bei GPI Consulting GmbH
