Warum ist eine KI-Strategie unverzichtbar?

Künstliche Intelligenz bietet nicht nur technologische Spielereien, sondern ist ein entscheidender Hebel für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Sie ermöglicht es  Prozesse effizienter zu gestalten und diese zu automatisieren, Kundenbedürfnisse besser zu verstehen und Geschäftsmodelle neu zu denken. Ohne eine klare Strategie riskieren Unternehmen jedoch, Ressourcen ineffizient einzusetzen und Potenziale ungenutzt zu lassen. Häufig besteht die Gefahr dann, lediglich zig Tools irgendwie isoliert zu implementieren, die weder nachhaltig skalierbar oder anpassungsfähig sind. Damit Zeit und Geld in nachhaltig skalierbare und anpassungsfähige Projekte fließt, muss nämlich genau analysiert werden, ob es einer Lösung mit KI-Bestandteilen oder gar einer konventionellen & erprobten IT-Lösung bedarf – denn beide haben nach wie vor ihre Daseinsberechtigung. Eine klar überlegte und definierte KI-Strategie hingegen stellt sicher, dass technologische Innovationen auf konkrete Unternehmensziele einzahlen, der Einsatz von KI tatsächlich einen Mehrwert bringt und dadurch langfristige Wettbewerbsvorteile gesichert werden können.

Erster Tipp: Starten Sie mit einem klaren Ziel vor Augen. Wollen Sie Kosten reduzieren, die Kundenerfahrung verbessern oder neue Umsatzquellen erschließen? Ihre Ziele definieren den Rahmen Ihrer KI-Initiative und demnach ihrer Strategie

Von der Vision zur Umsetzung: Die Schritte einer erfolgreichen KI-Strategie

Einige Unternehmen springen direkt zu Pilotprojekten oder investieren in teure Tools, ohne zu wissen, wohin die Reise geht. Um KI sinnvoll zu nutzen, sollten Sie diese fünf Phasen durchlaufen:

Phase 1: Bewusstsein schaffen

• Verstehen Sie, was KI ist, was sie leisten kann – und was nicht.
• Identifizieren Sie Vorreiter in Ihrem Unternehmen und schaffen Raum für interdisziplinären Austausch.
• Schulen Sie Ihre Führungskräfte und ggf. ihre Vorreiter/Multiplikatoren, um technologische Möglichkeiten und die daraus notwendigen organisatorischen Veränderungen realistisch einzuschätzen

Phase 2: Anwendungsfelder identifizieren

• Analysieren Sie, wo sie aktuell Optimierungsbedarf in Ihrem Unternehmen haben und ob der Einsatz von KI einen Unterschied machen könnte.
• Prüfen Sie Ihre KI-Grundlagen: Wie sehen Ihre Datenstrukturen aus, welche Systeme nutzen Sie?
• Beispiele: Automatisierte Datenanalyse, Chatbots für Kundenservice oder prädiktive Wartung, Bilderkennung für Digitalisierung von Plänen & Dokumenten, Text-to-speech-Schnittstellen für barrierefreie Anwendungen sowie Sentimentanalysen über Social Media-Inhalte.

Phase 3: Roadmap entwickeln

• Priorisieren Sie Use Cases nach ihrem potenziellen Business Value und der Umsetzbarkeit.
• Identifizieren Sie organisatorische Auswirkungen und Veränderungen wie bspw. Organisationsstrukturen, Arbeitsweisen, Prozesse, Organisationskultur, etc.
• Erstellen Sie einen Zeitplan mit Meilensteinen.

Phase 4: Pilotieren

• Testen Sie ausgewählte Anwendungsfälle in kleinerem Maßstab.
• Begleiten Sie die Pilotierung mit Change Management und einer Kommunikationsstrategie
• Messen Sie klare KPIs, um Erfolge und Herausforderungen zu identifizieren.

Phase 5: Skalieren

• Übertragen Sie erfolgreiche Pilotprojekte auf andere Geschäftsbereiche.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation die neuen Prozesse unterstützt.
• Stellen sie die Erweiterung eines angepassten Change Managements und Kommunikationsstrategie sicher, um Ihre Mitarbeiter vollumfänglich mitzunehmen.

Beispiele und Anwendungsfelder von KI im Tagesgeschäft

Künstliche Intelligenz (KI) hat in vielen Bereichen des Geschäftsalltags Einzug gehalten und sorgt für mehr Effizienz und Innovation. Im Bereich Finanzen und Controlling wird KI etwa zur Betrugserkennung eingesetzt. Sie analysiert Transaktionen in Echtzeit und erkennt ungewöhnliche Muster, um Betrugsfälle frühzeitig aufzudecken. Zudem ermöglicht KI präzise Vorhersagen von Einnahmen, Ausgaben und Cashflows, indem historische Daten analysiert und für Forecasting genutzt werden.

Auch im Dokumentenmanagement revolutioniert KI die Abläufe. Mithilfe von Texterkennung (OCR) und Computer Vision (CV) können Papierdokumente automatisiert digitalisiert und verarbeitet werden. Darüber hinaus ermöglicht die Inhaltsanalyse eine automatische Klassifikation und Extraktion von Informationen, was die Bearbeitung großer Dokumentenmengen erheblich erleichtert.

Ein weiteres stark wachsendes Anwendungsfeld sind Chatbots und virtuelle Assistenten, die rund um die Uhr Kundenanfragen beantworten können. Auch im Kundensupport hilft KI bei der Ticket-Kategorisierung, indem sie Support-Tickets automatisch klassifiziert und priorisiert. Dies verbessert die Bearbeitungszeit und erhöht die Kundenzufriedenheit.

In der Produktentwicklung setzt KI ebenfalls neue Maßstäbe. Mit generativen Designs lassen sich Prototypen schneller und effizienter entwickeln. Ergänzend unterstützt die Analyse von Trends und Kundenfeedback im Rahmen der Marktforschung dabei, neue Produktideen zu identifizieren und auf die Bedürfnisse der Zielgruppe abzustimmen.

Häufige Fragen und wie Sie sie beantworten können

„Woher weiß ich, ob KI für uns geeignet ist?“
Nicht jedes Unternehmen braucht dieselben KI-Anwendungen. Starten Sie mit einer Analyse Ihrer aktuellen Herausforderungen. Gibt es repetitive Prozesse, die viel Zeit kosten? Haben Sie Daten, die bislang ungenutzt bleiben? KI ist vor allem dann sinnvoll, wenn sie einen klaren Mehrwert bietet.

„Wie viel kostet eine KI-Strategie?“
Die Kosten hängen von der Komplexität und den Anwendungsfällen ab. Beginnen Sie mit kleinen, überschaubaren Projekten, um erste Erfolge zu erzielen und Vertrauen im Team aufzubauen.

„Wie nehme ich meine Mitarbeiter mit?“
Kommunikation und Change Management sind entscheidend. Erklären Sie Ihr Ziel, Ihren Nutzen und Ihre Chancen durch den Einsatz von KI und beziehen Sie Mitarbeiter frühzeitig ein, um so Akzeptanz zu schaffen. Angst vor Automatisierung kann durch klare Ausrichtung, was mit freigewordenen Ressourcen passieren soll und transparenter Kommunikation reduziert werden.

4 Tipps für den Einstieg

1. Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch

• Welche Daten und Technologien haben Sie bereits?
• Wo gibt es Engpässe oder ineffiziente Prozesse?
• Wer sind Ihre Change Agents? Welche Personen sind Treiber des Themas? Sie sind entscheidend für ein solides Change Management und die Grundlage, die gesamte Belegschaft auf Veränderungen vorzubereiten und „mitzunehmen“. Oder wie wir es bevorzugen: Sie zu Beteiligten zu machen.

2. Definieren Sie kleine, messbare Pilotprojekte

• Beispiel: Nutzen Sie KI, um eingehende E-Mails automatisch zu klassifizieren.

3. Setzen Sie auf bewährte Tools und Experten

• Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Viele KI-Lösungen sind modular und schnell einsetzbar.

4. Evaluieren Sie laufend Ihre Erfolge

• Nutzen Sie KPIs wie Kosteneinsparungen, Zeitgewinne oder Kundenzufriedenheit, um den Fortschritt zu messen.

Fazit: KI ist kein Selbstzweck

Eine erfolgreiche KI-Strategie beginnt mit einem klaren Ziel und einer durchdachten Umsetzung. Entscheidend ist, dass KI nicht als technologische Spielerei, sondern als strategisches Werkzeug verstanden wird, um Ihre unternehmerischen Ziele zu erreichen.

Mit den richtigen Schritten können Sie aus dem Hype echten Mehrwert schaffen – und Ihr Unternehmen für die Zukunft stärken. Denn die Unternehmen, die KI sinnvoll einsetzen, werden die Spielregeln von morgen bestimmen.

Autorin: Katharina Göbel