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Digitale Tools und Rollout

Digitale Kollaboration – 6 digitale Tools im Überblick

Aufgaben zuweisen, Dateien ablegen und virtuelle Workshops organisieren – Zusammenarbeit und  digitale Tools stellen für viele Unternehmen eine Herausforderung dar.

Für Sebastian Tetschke, Agiler Berater bei der GPI, ist das Tagesgeschäft und kein Problem – er stellt in dem folgenden Video sechs Tools vor, die die Teamarbeit erleichtern.

Wie etabliert man neue digitale Tools im Team?

Neue digitale Tools können manchmal für Überforderung bei den Kolleg:innen sorgen, ob durch die neue Benutzeroberfläche, damit zusammenhängende strukturelle Veränderungen oder ein anderes Design.

Zudem können neue digitale Tools auch Change in der Unternehmenskultur bedeuten oder sie werden sogar im Rahmen solcher Veränderungen einführt.

In Unternehmen gibt es bei solchen Prozessen fast immer Befürworter:innen, Skeptiker:innen, Bremser:innen und Gegner:innen.

Zudem laufen digitale Tools selten autark, sondern sind oftmals abhängig von IT-Schnittstellen oder es wird vorab ein Informationstransfer verknüpfter oder abzulösender Systeme für einen reibungslosen Ablauf benötigt.

Im Folgenden werden die fünf wichtigsten Aspekte vorgestellt, die für das Einführen neuer digitaler Tools in euren Teams ausschlaggebend sind, um möglichst viele Kolleg:innen im Team entsprechend abzuholen und darüber hinaus, damit die Technik einwandfrei funktioniert:

  1. Transparente Kommunikation für bestmögliche Akzeptanz

Das bedeutet:

  • Frühzeitig ankündigen, damit sich möglichst viele Beteiligte auf die Neuerung einstellen
  • Vorteile verdeutlichen, aber auch Risiken aufzeigen, wenn auf das digitale Tool verzichtet würde
  • Offen und transparent kommunizieren und Skeptikern Gehör verschaffen

 

  1. Maximale Kompatibilität durch gezielte Vorbereitung

Das bedeutet:

  • Bestandsaufnahme aller angebundenen Systeme
  • Systemverantwortliche auf Kompatibilität und Schnittstellenanbindungen prüfen lassen

 

  1. Durchführung einer Testphase

Heißt im Detail:

  • Auswahl eines Test-Teams aus Promotor:innen, die das digitale Tool befürworten
  • Test-Team kann später auch allen Nutzern als Support dienen

 

  1. Übergangsphase: alte System und neue Tool zeitgleich aktiv

Das ermöglicht:

  • Mehr Flexibilität durch die Möglichkeit zu switchen, falls Komplikationen auftreten
  • Zeit für Workshop für alle Nutzer im Umgang mit dem neuen Tool

 

  1. Offizielle Einführung des neuen Tools und ggf. Abschaltung alter Systeme

Heißt im Detail:

  • Aufmerksamkeitsstark kommunizieren, damit alle Mitarbeiter:innen im Bilder über den Switch sind
  • Die Veränderung und den Erfolg des Abschlusses gemeinsam feiern, Kolleg:innen mitnehmen und begeistern

Weitere Informationen zu Rollout Prozessen und der Einführung neuer Software finden Sie in unserem Blogbeitrag Rollout Management – der Weg zur neuen Software. Viel Spaß beim Lesen.

Autor:innen: Dana Fofie, Sebastian Tetschke